J

Kolom kiri: 100 drum resin PP. Kolom kanan, hasil hitung fisik: 80.

Dua puluh drum. Resin PP di harga sekarang Rp 28.000 per kilo, satu drum 25 kilo, jadi Rp 700.000 per drum. Dua puluh drum itu Rp 14 juta. Rapat jam sembilan, dan pertanyaan pertama yang keluar hampir selalu bukan "kenapa", tapi "siapa".

Itu pertanyaan yang salah, dan mahal.

Selisih stok opname pabrik hampir tidak pernah punya satu penyebab tunggal. Yang kamu lihat di lembar itu adalah angka bersih dari tujuh hal yang saling menutupi, sebagian menambah, sebagian mengurangi. Sebelum kamu mengganti orang atau mengganti sistem, angka itu harus dipecah dulu. Kalau tidak, kamu akan membeli sistem baru untuk merapikan masalah yang tidak pernah didiagnosis, dan tahun depan lembar yang sama muncul lagi dengan logo software yang berbeda.

Yang mahal bukan dua puluh drumnya. Yang mahal adalah pabrik ini tidak tahu drumnya ke mana.

Apa saja penyebab selisih stok opname di pabrik?

Ini tujuh penyebab yang paling sering kami temukan di lapangan, diurutkan dari yang paling sering jadi biang keroknya. Bukan urutan dari yang paling menakutkan.

Tiga yang pertama biasanya menjelaskan sebagian besar nilainya. Empat sisanya menjelaskan kenapa angkanya tidak pernah benar-benar ketemu.

Yang pertama terjadi di menit-menit paling sibuk di gudang. Truk datang, sopir buru-buru, surat jalan bilang 200 sak, admin tanda tangan, dan yang turun 197. Tidak ada yang berniat curang. Cuma tidak ada yang menghitung, karena menghitung 200 sak sambil truk mengantre adalah pekerjaan yang tidak dianggap pekerjaan.

Yang kedua paling mahal, dan paling tidak kelihatan. Shift malam kehabisan bahan, ambil sendiri ke gudang, produksi jalan, formulir pengeluaran diisi besok pagi kalau ingat. Barangnya tidak hilang. Barangnya sudah jadi produk yang sudah kamu kirim ke customer dan sudah kamu tagih, cuma tidak pernah keluar dari catatan.

Yang ketiga gampang dikenali karena selisihnya terlalu rapi. Beli per karton isi 12, pakai per pcs, dan di suatu titik ada orang yang memasukkan angka dalam satuan yang salah. Selisih yang muncul dalam kelipatan 12 atau 144 bukan kebetulan dan bukan pencurian.

Satu lagi yang layak disebut sendiri: bahan yang sedang ada di vendor makloon. Barangnya milik kamu, alamatnya bukan alamat kamu, dan di banyak pabrik nilainya langsung dihapus dari catatan begitu keluar gerbang. Ini penyebab selisih stok yang tidak bisa dijelaskan yang paling sering terlewat, karena tidak ada satu pun laporan yang menampilkannya.

Bagaimana cara tahu selisih stok kamu yang mana?

Bagian ini yang tidak ditulis siapa pun. Semua artikel memberi kamu daftar penyebab, lalu berhenti, seolah-olah membaca daftar itu sama dengan tahu penyebabnya.

Ada tiga tes yang bisa kamu jalankan minggu ini, tanpa software apa pun.

Tes arah. Pisahkan item yang fisiknya lebih sedikit dari sistem, dan item yang fisiknya lebih banyak. Pencurian selalu satu arah. Kesalahan pembukuan dua arah. Kalau di lembar opname kamu ada item yang fisiknya lebih banyak dari sistem, kamu sedang melihat masalah pencatatan, bukan masalah orang. Di pabrik injection molding di MM2100 yang kami bantu tahun lalu, 40 persen nilai selisihnya adalah item yang justru berlebih. Tidak ada yang mencuri barang lalu mengembalikannya.

Tes tahap. Pisahkan variance per tahap: bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi. Kalau selisih menumpuk di bahan baku dan nyaris nol di barang jadi, artinya bahannya memang terpakai dan produknya memang jadi. Yang bocor adalah pembukuan pemakaian, bukan barangnya. Ini pola paling umum yang kami lihat, dan ini juga pola yang paling sering disalahartikan sebagai pencurian gudang.

Tes kelipatan. Urutkan selisih berdasarkan kuantitas, bukan nilai. Cari angka yang terlalu rapi. Selisih 144 pcs itu satu gross. Selisih 1.000 itu satu kemasan. Angka bulat adalah tanda tangan kesalahan konversi satuan, dan itu bisa kamu perbaiki dalam satu sore dengan membenahi master data.

Tiga tes ini butuh setengah hari kerja seorang admin yang teliti. Bandingkan dengan biaya rapat mencari kambing hitam selama tiga minggu.

Pendekatannya sama persis dengan audit technical debt di sistem software: kamu tidak boleh menulis ulang apa pun sebelum tahu bagian mana yang sebenarnya rusak.

Kenapa cycle counting sering disarankan tapi tidak menyelesaikan masalah?

Saran yang kamu dapat dari hampir semua konsultan adalah berhenti opname setahun sekali, ganti dengan cycle counting: hitung sebagian item setiap minggu, bergilir.

Sarannya benar. Dan di banyak pabrik, sarannya tidak bekerja.

Cycle counting adalah alat deteksi. Dia memberi tahu kamu bahwa ada selisih lebih cepat. Dia tidak memberi tahu kamu kenapa. Kalau pergerakan barang tidak tercatat pada saat pergerakan itu terjadi, menghitung lebih sering cuma membuat kamu menemukan lubang yang sama lebih awal, dengan biaya tenaga kerja yang lebih besar.

Angkanya begini di pabrik yang tadi. Satu siklus opname penuh: 14 orang, 10 jam, upah efektif Rp 31.000 per jam. Itu Rp 4.340.000 sekali jalan, belum menghitung produksi yang berhenti enam jam. Pindah ke cycle counting mingguan menaikkan frekuensi hitung jadi empat kali lipat. Kalau penyebabnya tidak diperbaiki, kamu baru saja mengalikan empat biaya untuk menemukan berita buruk yang sama.

Urutannya cari penyebab dulu, perbaiki pencatatannya, baru naikkan frekuensi hitung. Kalau dibalik, yang kamu dapat cuma data yang lebih sering salah.

Berapa selisih stok yang masih wajar?

Nol bukan target. Nol itu fantasi, dan siapa pun yang menjanjikannya belum pernah berdiri di lantai pabrik saat hujan dan sak semen menyerap air.

Untuk manufaktur diskrit dengan proses stabil, selisih bersih 0,3 sampai 0,5 persen dari nilai persediaan itu wajar. Untuk bahan curah, cairan, powder, atau apa pun yang diukur dengan timbangan dan bukan dihitung satuan, 1 sampai 2 persen masih normal karena alat ukurnya sendiri punya toleransi. Angka segitu tidak perlu diapa-apakan. Yang bikin repot adalah kalau kamu tidak bisa menjelaskan asalnya per item, dan itu berlaku sama saja mau selisihnya 0,4 persen atau 4 persen.

Mari hitung yang sedang kamu tanggung sekarang. Pabrik tadi: konsumsi bahan baku Rp 3,1 miliar per bulan, selisih bersih opname 1,3 persen.

Rp 3,1 miliar × 1,3% = Rp 40,3 juta per bulan Rp 40,3 juta × 12 = Rp 483,6 juta per tahun

Margin bersih pabrik itu 6 persen. Untuk menutup Rp 483,6 juta lewat penjualan, kamu perlu omzet tambahan Rp 483,6 juta ÷ 0,06 = Rp 8,06 miliar. Delapan miliar omzet, untuk menutupi barang yang sebagian besar sebenarnya tidak hilang, cuma tidak tercatat.

Itu angka yang bisa kamu bawa ke rapat.

Apa yang bikin sistem bisa menolak transaksi yang tidak masuk akal?

Spreadsheet mencatat apa yang kamu ketik. Itu satu-satunya pekerjaannya. Kalau kamu ketik bahan keluar 500 kilo dan tidak pernah mengetik ke mana perginya, spreadsheet menerima itu tanpa protes, karena tidak ada konsep "ke mana" di dalamnya.

Model persediaan double-entry bekerja berbeda. Prinsipnya satu kalimat: setiap unit yang keluar dari satu lokasi harus masuk ke lokasi lain. Tidak ada kata "hilang" dalam model ini. Yang ada adalah lokasi bernama Produksi, lokasi bernama Vendor Makloon, lokasi bernama Scrap, lokasi bernama Inventory Loss. Kalau kamu mengeluarkan 500 kilo tanpa menyebut tujuannya, transaksinya ditolak. Bukan diberi peringatan. Ditolak.

Orang gudang tidak perlu mengubah cara kerjanya, karena pekerjaannya memang sudah itu. Yang berubah lembar opname bulan depan. Dari daftar misteri jadi daftar keputusan: 300 kilo ke work order 4471, 150 kilo ke vendor makloon, 50 kilo ke scrap dengan alasan tertulis. Angkanya mungkin masih tidak nol, tapi setiap barisnya punya nama.

Ini yang membuat orang mulai berbelanja sistem ERP, dan ini juga titik di mana banyak pabrik salah beli. Bukan karena produknya jelek, tapi karena mereka membeli modul akuntansi dulu, sementara lubangnya ada di pencatatan pergerakan barang di lantai. Urutannya penting, dan biaya sebenarnya dari keputusan itu jauh lebih besar dari harga lisensi yang tertulis di proposal. Kami sudah menghitungnya secara terbuka di rincian biaya ERP untuk pabrik Indonesia.

Satu hal yang perlu kamu dengar dari kami, meskipun kami yang mengerjakan implementasi sistem semacam ini: sistem tidak akan menghapus selisih stok kamu. Yang berubah adalah waktu diagnosis, dari tiga minggu jadi sepuluh menit. Kalau ekspektasi kamu nol selisih, jangan beli apa pun. Kamu akan kecewa dan kamu akan merasa ditipu, padahal yang dijual memang tidak pernah bisa melakukan itu.

Kalau kamu mau melihat gambaran besarnya, selisih stok cuma satu dari beberapa gejala yang muncul di pabrik yang sistemnya masih manual, dan gejala-gejala itu biasanya datang bersamaan.

Pertanyaan yang sering masuk

Berapa persen selisih stok opname yang masih wajar di pabrik? Untuk manufaktur diskrit, selisih bersih 0,3 sampai 0,5 persen dari nilai persediaan itu normal. Untuk bahan curah yang ditimbang, 1 sampai 2 persen masih wajar karena toleransi alat ukur. Yang jadi masalah bukan besarnya angka, tapi ketika kamu tidak bisa menjelaskan asalnya per item.

Apakah selisih stok gudang selalu karena pencurian? Jarang. Dari tujuh penyebab yang paling sering muncul, pencurian bukan salah satunya di sebagian besar kasus yang kami tangani. Petunjuk paling cepat adalah arah selisihnya: kalau ada item yang fisiknya justru lebih banyak dari sistem, itu masalah pencatatan.

Kenapa stok fisik lebih banyak dari sistem? Tiga penyebab utama: retur yang tidak pernah dibukukan, salah konversi satuan yang membuat pengeluaran tercatat terlalu besar, dan barang yang dipindah antar lokasi lalu dicatat dua kali keluar. Semuanya masalah data, dan semuanya bisa diperbaiki tanpa mengganti sistem.

Apakah stok opname harus dilakukan setiap bulan? Tergantung berapa cepat kamu bisa menjelaskan selisihnya. Kalau butuh tiga minggu untuk menelusuri satu opname, menambah frekuensi cuma menambah beban tanpa menambah informasi. Perbaiki pencatatan pergerakan barang dulu, baru naikkan frekuensi hitung.

Apakah ganti sistem pasti menghilangkan selisih stok? Tidak. Sistem yang bagus membuat setiap selisih punya penyebab yang bisa ditelusuri dalam hitungan menit, dan menolak transaksi yang tidak masuk akal sejak awal. Angkanya mengecil karena penyebabnya ketahuan lebih cepat, bukan karena softwarenya ajaib.

Mulai dari tiga tes di atas. Kalau setelah setengah hari kamu masih tidak bisa menjelaskan dari mana dua puluh drum itu pergi, masalahnya memang bukan di tim gudang, dan mengganti orang tidak akan mengubah apa pun.