J

Jam 08.15, admin mengetik ulang angka itu ke file Laporan Produksi Juli_rev4_FINAL.xlsx, dan menanyakan angka reject lewat chat pribadi.

Jam 09.00, rapat pagi. Produksi bilang output bulan ini bagus. Gudang bilang bahan baku habis terlalu cepat. Dua-duanya membawa Excel, dua-duanya benar.

Tanggal 15 bulan depan, finance tutup buku dan HPP naik 7 persen tanpa ada yang bisa menjelaskan kenapa.

Sistem produksi pabrik masih manual bukan berarti pabriknya dikelola buruk. Tidak ada yang berbohong di rangkaian kejadian itu dan tidak ada yang malas, dan itu penting dikatakan di awal karena hampir semua tulisan tentang topik ini dimulai dengan menyalahkan pembacanya. Excel dan WhatsApp itu alat yang bekerja, dan untuk banyak pabrik alat itu adalah pilihan yang benar selama bertahun-tahun.

Alatnya tidak berubah. Yang berubah pabriknya, dan biasanya diam-diam: gudang kedua dibuka, shift kedua dibuka, satu vendor makloon masuk ke alur, satu customer mulai minta ketertelusuran batch. Setelah itu ada titik di mana manual berhenti jadi pilihan yang lebih murah, dan titik itu bisa dihitung.

Tulisan ini isinya dua belas gejala dengan harganya dalam rupiah per bulan, garis untuk mengukur diri sendiri, dan urutan memperbaikinya. Bukan ajakan membeli apa pun.

Dua belas gejala: mana yang sedang kamu tanggung, dan berapa harganya?

Angka di tabel ini dihitung untuk satu profil pabrik supaya bisa kamu sesuaikan, bukan angka industri yang mengambang. Profilnya: 180 orang, dua shift, dua gudang, 340 SKU bahan, konsumsi bahan baku Rp 3,1 miliar per bulan, omzet Rp 5,4 miliar per bulan, margin bersih 6 persen. Pabrik komponen plastik di kawasan Cikarang. Kalau pabrik kamu setengah dari ini, bagi dua.

Tiga contoh perhitungannya, supaya kamu bisa menghitung versi pabrikmu sendiri dan bukan percaya tabel orang lain.

Selisih stok. Selisih bersih opname 0,9 persen dari nilai bahan yang dikonsumsi. 0,9% × Rp 3,1 miliar = Rp 27.900.000 per bulan. Angka 0,9 persen itu ambil dari lembar opname kamu sendiri, bukan dari sini.

Rekonsiliasi manual. Dua orang, enam hari kerja per bulan, gaji Rp 8.500.000 per orang. Rp 8.500.000 ÷ 22 hari × 6 hari × 2 orang = Rp 4.636.000, dibulatkan Rp 4.600.000. Ini biaya yang paling gampang dibantah karena orangnya toh sudah digaji, dan itu benar. Yang hilang bukan uangnya, tapi enam hari kerja dua orang yang seharusnya menganalisis sesuatu.

Tutup buku lambat. Satu keputusan harga yang salah per kuartal karena disusun di atas HPP yang belum final, rata-rata dampaknya Rp 36.000.000 per kejadian. Rp 36.000.000 ÷ 3 bulan = Rp 12.000.000 per bulan.

Sekarang bagian yang biasanya tidak ditulis oleh siapa pun yang menjual sistem: jangan jumlahkan kolom itu.

Kolom itu totalnya Rp 126.150.000 per bulan, dan angka itu menipu. Tiga barisnya sebagian besar adalah rupiah yang sama dihitung tiga kali. Bahan yang turun ke produksi tanpa dibukukan muncul sebagai selisih stok di gudang, muncul lagi sebagai susut produksi, dan muncul lagi sebagai HPP yang salah. Satu kejadian, tiga laporan, tiga baris di tabel.

Tumpang tindih itu nilainya Rp 19.800.000 per bulan. Setelah dikeluarkan, angka yang bisa dipertahankan Rp 106.350.000 per bulan, atau Rp 1,28 miliar per tahun. Itu 1,96 persen dari omzet, dan sekitar sepertiga dari laba bersih pabrik ini.

Sepertiga laba. Itu angka yang bisa dibawa ke rapat direksi tanpa perlu dilebih-lebihkan.

Setiap gejala di tabel itu punya penyebab yang berbeda dan cara periksa yang berbeda. Beberapa sudah dibahas terpisah.

Selisih antara angka sistem dan hasil hitung fisik biasanya bukan pencurian, dan cara membedakannya bisa dikerjakan sendiri dalam setengah hari.

Rumus HPP yang beredar di mana-mana memang salah untuk pabrik, karena ditulis untuk usaha yang tidak punya barang setengah jadi.

Buyer yang minta penelusuran batch dalam empat jam sedang menguji hal yang berbeda dari yang diuji auditor sertifikasi.

Aturan rotasi stok yang cuma hidup di SOP tetap menghasilkan barang kedaluwarsa di gudang sendiri.

Bahan yang dikirim ke vendor makloon tetap aset kamu, dan di banyak pabrik nilainya hilang dari catatan begitu keluar gerbang.

Laporan produksi yang baru sampai besok siang punya harga yang bisa dihitung per jam keterlambatannya.

Angka gudang dan angka finance tidak pernah sama karena keduanya menghitung hal yang berbeda, dan tidak ada yang menyatukannya selain seseorang di akhir bulan.

Resep bilang 95 kilo, realisasi 88 kilo, dan tujuh kilo itu pergi ke tempat yang sebenarnya bisa dilacak.

Kenapa Excel bisa bertahan belasan tahun di pabrik?

Karena Excel bagus. Ini bukan konsesi sopan sebelum menjatuhkan, ini alasan teknis.

Excel gratis atau nyaris gratis, sudah ada di setiap komputer, dan tidak butuh persetujuan anggaran. Bentuknya bisa mengikuti proses pabrikmu yang aneh-aneh tanpa minta izin siapa pun, dan proses pabrik memang selalu aneh dibanding buku teks. Semua orang di kantor sudah bisa memakainya, jadi tidak ada biaya pelatihan dan tidak ada perlawanan. Kalau ada kebutuhan baru hari Selasa, kolom baru bisa ada hari Selasa juga.

Tidak ada software mahal yang bisa menandingi kecepatan iterasi itu. Kami sudah mengerjakan implementasi sistem cukup lama untuk tahu bahwa spreadsheet yang dibuat orang yang mengerti prosesnya sering lebih berguna daripada modul yang dikonfigurasi konsultan yang baru dua minggu di pabrik itu.

Excel pecah di tiga titik, dan cuma tiga. Mengenali yang mana yang sedang kamu alami lebih berguna daripada kesimpulan umum bahwa Excel tidak cocok untuk pabrik.

Titik pertama, dua orang tidak bisa mengubah data yang sama di saat yang sama. Di pabrik satu shift dengan satu admin, ini tidak pernah terasa. Begitu ada shift kedua yang perlu mencatat pengeluaran bahan jam dua pagi sementara file-nya sedang dibuka orang lain, yang terjadi adalah catatan ditunda sampai besok, dan catatan yang ditunda adalah catatan yang diisi dari ingatan.

Titik kedua, tidak ada riwayat siapa mengubah apa. Nama file rev4_FINAL di cerita pembuka itu bukan lelucon, itu gejala. Saat dua angka berbeda dan tidak ada yang tahu mana yang lebih baru, yang menang adalah orang yang bicara paling yakin di rapat.

Titik ketiga, tidak ada jejak audit. Angka bisa diubah setelah kejadian tanpa meninggalkan bekas, dan biasanya diubah dengan niat baik, untuk merapikan. Konsekuensinya muncul saat buyer atau auditor minta bukti bahwa angka yang kamu tunjukkan hari ini sama dengan angka yang tercatat pada hari kejadian.

Tiga titik itu tidak ada hubungannya dengan seberapa rapi spreadsheet kamu. Spreadsheet paling rapi di Indonesia pun tetap tidak punya ketiganya.

Kapan manual berhenti jadi pilihan yang lebih murah?

Ada empat kondisi. Pakai ini untuk mengukur diri sendiri, bukan untuk merasa buruk.

Kamu punya lebih dari satu lokasi penyimpanan. Kamu jalan lebih dari satu shift. Ada makloon atau subkontrak di alur produksimu. Ada minimal satu customer yang meminta ketertelusuran batch atau lot.

Kalau kamu kena satu dari empat, manual masih menang. Kena dua, biaya manual dan biaya sistem mulai bersinggungan dan jawabannya tergantung detail. Kena tiga atau empat, manual sudah lebih mahal dan kamu sudah membayarnya selama beberapa tahun tanpa melihat tagihannya.

Alasannya bukan soal jumlah data, tapi soal jumlah sambungan yang harus dijaga manusia. Satu gudang satu shift artinya satu orang bisa memegang keadaan pabrik di kepalanya. Dua gudang dua shift dengan satu vendor luar artinya ada enam serah terima per hari yang kebenarannya bergantung pada seseorang mengingat untuk mencatat, dan sebagian dari serah terima itu terjadi jam dua pagi.

Sekarang bagian yang merugikan kami untuk tulis, dan kami tulis karena tulisan ini tidak ada gunanya kalau tidak jujur. Kalau pabrik kamu satu gudang, satu shift, di bawah 30 SKU, tanpa makloon, dan belum ada buyer yang minta ketertelusuran, Excel adalah jawaban yang benar dan membeli sistem adalah pemborosan. Bukan "sebaiknya nanti dulu". Memang tidak perlu. Simpan uangnya untuk mesin, atau untuk orang.

Apa yang bukan jawabannya?

Dua jawaban yang biasanya muncul pertama, dan dua-duanya keliru.

Yang pertama, membeli sistem sebesar mungkin supaya sekalian. Sistem kelas enterprise dibangun untuk kompleksitas multi-entitas dan multi-negara yang tidak kamu punya, dan kompleksitas itu tetap kamu bayar dalam bentuk biaya implementasi, biaya konsultan, dan waktu yang panjang sebelum ada manfaat pertama. Kami sudah membandingkan angkanya secara terbuka untuk pabrik Indonesia, termasuk kapan sistem besar memang jawabannya, di rincian biaya sistem untuk pabrik Indonesia.

Yang kedua, menambah dua orang admin. Ini kelihatan lebih murah dan lebih aman, dan untuk enam bulan pertama memang begitu. Masalahnya orang tambahan tidak memperbaiki satu pun dari tiga titik pecahnya Excel. Dua admin baru artinya dua orang lagi yang mengetik ulang data dari WhatsApp ke spreadsheet, dua sumber salah ketik baru, dan satu lapisan rekonsiliasi tambahan antar file mereka. Kamu menambah kapasitas mengetik ke masalah yang bentuknya bukan kapasitas mengetik.

Ini gejala yang paling sering kami temui, dan bentuknya kebalikan dari yang orang bayangkan. Pabrik tanpa sistem apa pun setidaknya punya satu sumber angka: satu file, dan satu orang yang tahu isinya. Yang jauh lebih sulit dibantu adalah pabrik yang sudah punya empat sistem yang tidak saling bicara. Mesin kasir untuk penjualan, software akuntansi untuk pajak, spreadsheet untuk gudang, WhatsApp untuk produksi. Empat sumber kebenaran, empat angka berbeda untuk pertanyaan yang sama, dan tidak ada satu pun yang bisa disebut salah.

Pabrik seperti itu sering merasa sudah terkomputerisasi. Justru mereka yang paling sulit dibantu, karena pekerjaan pertamanya adalah membongkar empat hal yang masing-masing ada pendukungnya di internal.

Urutan memperbaikinya, dan kenapa harus urutan itu?

Persediaan, lalu produksi, lalu biaya, lalu keuangan. Urutan ini bukan preferensi. Setiap lapisan butuh lapisan di bawahnya benar dulu, karena lapisan atas mengambil angka dari lapisan bawah.

Persediaan dulu, karena semua angka lain berdiri di atasnya. Kalau kamu tidak tahu berapa bahan yang benar-benar ada dan di mana, kamu tidak bisa menghitung pemakaian. Ini juga lapisan yang paling cepat kelihatan hasilnya, biasanya dalam satu siklus opname.

Produksi kedua, karena pencatatan pemakaian bahan dan output per work order adalah bahan mentah untuk semua perhitungan biaya. Lapisan ini yang paling sering diremehkan, dan yang paling sering gagal, karena keberhasilannya bergantung pada apa yang dilakukan operator di lantai jam dua pagi, bukan pada konfigurasi software.

Biaya ketiga. HPP per batch cuma bisa benar kalau dua lapisan sebelumnya sudah benar. Menghitung HPP di atas data pemakaian yang dikira-kira menghasilkan angka yang presisi dan salah, dan angka presisi yang salah lebih berbahaya daripada angka kasar yang jujur, karena orang mempercayainya.

Keuangan terakhir, karena laporan keuangan adalah konsekuensi dari tiga lapisan di atas, bukan sumbernya.

Urutan itu juga urutan modul kalau kamu akhirnya membeli sistem, dan di titik inilah kategori produknya punya nama: ERP. Modulnya biasanya disebut inventory, manufacturing, costing, accounting, dan urutan pemasangannya sebaiknya persis seperti di atas.

Yang paling sering terjadi justru terbalik. Modul akuntansi dipasang pertama, karena finance yang memegang anggaran dan karena hasilnya paling gampang ditunjukkan ke direksi. Hasilnya laporan keuangan yang keluar lebih cepat dengan angka yang sama tidak bisa dipercayanya, sekarang dengan tampilan yang lebih meyakinkan. Kalau kamu sedang membandingkan penawaran vendor dan salah satunya mengusulkan mulai dari finance, tanya kenapa, dan dengarkan apakah jawabannya soal pabrikmu atau soal jadwal mereka.

Biaya technical debt di sistem software punya pola yang sama persis, dan sudah kami bahas di biaya technical debt: yang mahal bukan memperbaikinya, tapi keputusan yang terlanjur diambil sepanjang waktu kamu tidak tahu.

Pertanyaan yang sering masuk

Apakah pabrik kecil wajib pakai sistem ERP? Tidak. Satu gudang, satu shift, di bawah 30 SKU, tanpa subkontrak, tanpa permintaan ketertelusuran batch dari buyer, Excel masih pilihan yang benar dan lebih murah. Kebutuhan sistem muncul dari jumlah serah terima yang harus dijaga manusia, bukan dari jumlah karyawan atau omzet.

Berapa kerugian pabrik yang masih pakai Excel? Untuk profil pabrik 180 orang dengan konsumsi bahan Rp 3,1 miliar per bulan, Rp 106.350.000 per bulan setelah tumpang tindih antar gejala dikeluarkan, atau sekitar 2 persen omzet. Hitung versi pabrikmu dari tiga contoh perhitungan di atas, jangan pakai angka ini apa adanya.

Mulai dari modul apa kalau mau pasang sistem di pabrik? Persediaan, lalu produksi, lalu costing, lalu akuntansi. Setiap lapisan mengambil angka dari lapisan di bawahnya, jadi memasang akuntansi lebih dulu menghasilkan laporan cepat di atas data yang belum benar.

Apakah menambah staf admin bisa menggantikan sistem? Tidak, karena masalahnya bukan kapasitas mengetik. Staf tambahan tidak memperbaiki tiga hal yang tidak dimiliki spreadsheet: pengeditan bersamaan, riwayat perubahan, dan jejak audit. Yang bertambah biasanya jumlah versi file dan jumlah rekonsiliasi antar file.

Bagaimana cara tahu pabrik saya sudah butuh sistem atau belum? Cek empat kondisi: lebih dari satu lokasi penyimpanan, lebih dari satu shift, ada makloon di alur produksi, ada buyer yang minta ketertelusuran batch. Kena satu, manual masih menang. Kena tiga atau empat, manual sudah lebih mahal dan kamu sudah membayarnya.

Ambil tabel dua belas gejala di atas, lalu tandai yang sedang kamu alami dan isi angkanya dengan data pabrikmu sendiri. Kalau yang tertandai lebih dari empat dan tiga di antaranya ada di domain yang sama, itu domain yang harus kamu perbaiki lebih dulu, apa pun yang ditawarkan vendor minggu ini.