"Pak, kainnya memang segitu yang bisa jadi. Banyak yang cacat."

"Cacat berapa? Percanya mana?"

"Sudah dibuang, Pak. Kan sudah lama."

P

Dua ratus enam puluh potong hilang di antara dua alamat, dan tidak satu pun dari dua orang di telepon itu punya angka yang bisa dipakai untuk membuktikan apa pun.

Cara menghitung hasil makloon yang tidak berujung ribut sebenarnya sudah selesai sebelum barang keluar gerbang. Tiga angka disepakati di depan, satu format rekonsiliasi dipakai di setiap serah terima, dan bahannya tidak pernah keluar dari nilai persediaan kamu. Kalau tiga hal itu tidak ada, percakapan di atas akan terulang, dan yang kalah selalu pihak yang tidak punya catatan.

Biasanya itu kamu.

Kenapa bahan di vendor makloon selalu jadi angka yang hilang?

Karena di hampir semua pabrik yang kami masuki, bahan itu dihapus dari catatan pada saat truk keluar gerbang.

Alasannya masuk akal secara administratif. Barangnya tidak ada di gudang, jadi tidak muncul di laporan stok gudang. Belum jadi produk, jadi tidak muncul di stok barang jadi. Sudah keluar, jadi bagian gudang menganggap tugasnya selesai. Enam minggu kemudian, saat tutup buku, ada Rp 464.000.000 bahan yang tidak ada di baris mana pun.

Angka itu bukan karangan. 14.500 meter kain, harga Rp 32.000 per meter, ada di alamat orang lain, dan tidak muncul di laporan apa pun yang dibaca direksi.

Yang benar begini: bahan di alamat vendor tetap aset kamu. Judulnya berubah, lokasinya berubah, pemiliknya tidak. Dalam akuntansi persediaan, itu namanya barang dalam perjalanan atau barang di pihak ketiga, dan tempatnya di neraca kamu, bukan di neraca vendor.

Konsekuensi menghapusnya lebih besar dari yang kelihatan. Persediaan kamu bulan itu tercatat lebih rendah Rp 464.000.000 dari kenyataan. Karena persediaan turun, biaya bahan terpakai naik dengan jumlah yang sama, dan HPP bulan itu naik untuk alasan yang tidak ada hubungannya dengan efisiensi pabrik. Lalu bulan berikutnya, saat kemejanya balik, angkanya berbalik dan HPP turun tanpa sebab. Laporan margin kamu bergoyang bukan karena pabrik, tapi karena jadwal kiriman ke konveksi.

Ini juga penyebab paling sering dari selisih stok yang tidak bisa dijelaskan, dan yang paling sering terlewat saat orang menelusuri hasil opname, karena tidak ada laporan yang menampilkannya.

Tiga angka apa yang harus disepakati sebelum kiriman pertama?

Menyepakati ini setelah ada masalah adalah cara paling cepat merusak hubungan dengan vendor yang bagus. Kamu jadi terlihat mencari kambing hitam, dia jadi merasa dituduh, dan tidak ada pihak yang salah karena tidak pernah ada kesepakatannya.

Sepakati sebelum kiriman pertama. Tiga angka, tertulis, ditandatangani.

Hasil yang diharapkan per satuan bahan. Untuk kemeja itu 1,55 meter kain per potong, berdasarkan pola yang kamu berikan, bukan berdasarkan perasaan. Kalau vendor bilang polanya butuh lebih, minta dia tunjukkan marker layout-nya. Itu percakapan teknis yang sehat dan biasanya selesai dalam satu kali duduk.

Susut yang diizinkan, dalam persen, dengan angka yang spesifik. Bukan "wajar". Untuk kemeja dengan kain 150 cm dan pola bermotif, 4 persen bisa dipertahankan kedua belah pihak. Kalau vendor minta 6 persen, tanya kenapa, dan kalau alasannya masuk akal, tulis 6. Yang penting angkanya ada di kertas sebelum kainnya keluar gerbang.

Lalu yang hampir selalu terlupa: siapa yang punya perca yang masih bisa dipakai. Sisa kain 40 sentimeter tidak cukup untuk kemeja tapi cukup untuk kerah, saku, atau dijual per kilo ke pengepul. Kalau tidak pernah ditulis, secara praktik perca itu jadi milik vendor, dan kamu baru menyadarinya bertahun-tahun kemudian.

Dari tiga itu, yang ketiga yang paling sering jadi sumber rasa tidak enak, karena membicarakannya terasa seperti menghitung recehan. Sekali dibicarakan di awal, tidak pernah jadi masalah lagi. Dibiarkan, dia jadi kecurigaan yang menumpuk diam-diam selama enam tahun.

Bagaimana bentuk rekonsiliasi makloon yang mengakhiri perdebatan?

Empat kolom. Kirim, terima, susut, sisa. Ditandatangani di setiap serah terima, bukan disusun ulang di akhir bulan dari surat jalan dan ingatan.

Ini rekonsiliasi order tadi, dengan tiga angka yang tersepakati:

201 meter × Rp 32.000 = Rp 6.432.000 untuk satu order.

Pabrik itu menjalankan sebelas order makloon dalam setahun dengan ukuran mirip. Rp 6.432.000 × 11 = Rp 70.752.000 per tahun yang tidak pernah masuk ke laporan mana pun, karena per order angkanya terlalu kecil untuk memicu pertanyaan.

Itu baru kainnya. 260 potong kemeja yang tidak jadi punya harga jual Rp 145.000, jadi ada Rp 37.700.000 pendapatan yang tidak bisa ditagih untuk order itu saja, dan buyer tetap menunggu 9.000 potong.

Angkanya sendiri tidak istimewa. Kekuatan tabel ini ada di waktunya: kolom "tidak terjelaskan" muncul di depan kedua belah pihak saat serah terima, saat percanya masih ada dan operatornya masih ingat batch mana yang bermasalah. Enam minggu kemudian tidak ada yang bisa menjawabnya lagi, dan biasanya memang bukan karena ada yang disembunyikan. Ingatannya sudah habis, itu saja.

Berapa toleransi susut makloon yang masuk akal?

Tergantung prosesnya, dan siapa pun yang memberi kamu satu angka untuk semua jenis pekerjaan sedang menyederhanakan sesuatu yang tidak sederhana.

Untuk potong dan jahit garmen dengan kain polos, 3 sampai 5 persen. Kain bermotif yang perlu pencocokan pola bisa sampai 8 persen dan itu sah. Untuk fabrikasi logam dengan pemotongan pelat, susutnya lebih bisa dihitung karena berbasis geometri, biasanya di bawah 3 persen kalau nesting-nya benar. Untuk pengolahan pangan yang melibatkan pengeringan atau perebusan di vendor, angkanya bisa dua digit dan sebagian besarnya air.

Yang tidak boleh terjadi adalah angka susut yang berubah-ubah tiap order tanpa penjelasan. Susut 4 persen bulan ini dan 9 persen bulan depan pada pekerjaan yang sama bukan variasi proses. Itu tanda tidak ada yang mengukur apa pun, dan angka yang dilaporkan adalah angka yang muncul setelah barangnya sudah dihitung.

Apa yang berubah kalau pergerakan bahan ke vendor tercatat sebagai transfer?

Prinsipnya satu kalimat, dan kalimat ini yang membedakan sistem yang bekerja dari spreadsheet yang rapi: bahan yang keluar gerbang berpindah lokasi, tidak keluar dari kepemilikan.

Secara praktis, vendor makloon jadi satu lokasi di daftar lokasi persediaan kamu, sejajar dengan gudang bahan baku dan gudang barang jadi. Kirim 14.500 meter berarti transfer dari Gudang Bahan ke Vendor Konveksi Bandung. Angkanya tidak hilang, cuma pindah kolom. Saat kemeja balik, yang terjadi adalah pengurangan di lokasi vendor dan penambahan di gudang barang jadi, dan sistem menghitung sendiri berapa yang seharusnya tersisa di sana.

Kolom "tidak terjelaskan" tadi berhenti jadi pekerjaan bulanan seseorang. Dia jadi angka yang selalu ada, terlihat kapan saja, dan bisa ditanyakan saat masih ada gunanya bertanya.

Kategori sistem yang melakukan ini dijual dengan nama ERP, dan bagian yang kamu butuhkan namanya subcontracting atau maklon di modul manufacturing, bukan di modul purchasing tempat banyak orang mencarinya. Cukup banyak pabrik membeli sistem lengkap lalu tetap mengelola makloon di Excel, karena modul itu tidak diaktifkan saat implementasi dan tidak ada yang bertanya. Berapa biaya sebenarnya dari sistem semacam ini untuk pabrik di Indonesia sudah kami hitung terbuka di rincian biaya sistem untuk pabrik Indonesia.

Sekarang bagian yang tidak menguntungkan kami untuk tulis. Kontrol makloon yang rapi bisa membuat vendor yang baik merasa dicurigai, dan hubungan enam tahun lebih mahal dari Rp 70 juta setahun. Cara memasukkannya tanpa merusak apa pun: jangan mulai dari audit order yang sudah lewat. Mulai dari order berikutnya, sampaikan sebagai format kerja baru yang berlaku untuk semua vendor, dan tunjukkan bahwa formatnya juga melindungi dia. Vendor yang punya catatan bisa membuktikan susutnya wajar saat kamu yang salah hitung, dan itu sering terjadi. Kalau vendor menolak format apa pun yang bisa diverifikasi, itu informasi tersendiri, dan biasanya kamu sudah lama menduganya.

Bahan yang hilang di vendor jarang berdiri sendiri sebagai masalah. Biasanya dia satu paket dengan stok yang tidak cocok dan HPP yang tidak bisa dipercaya, dan ketiganya berakar di pabrik yang pencatatannya masih terpisah-pisah antar bagian.

Pertanyaan yang sering masuk

Bagaimana cara menghitung hasil makloon yang benar? Bandingkan bahan yang dikirim dengan empat hal: bahan yang terpakai untuk barang jadi yang diterima, susut yang sudah disepakati dalam persen, sisa bahan yang dikembalikan, dan perca yang dikembalikan. Selisih dari empat itu adalah angka yang harus dijelaskan, dan menanyakannya saat serah terima jauh lebih mudah daripada sebulan kemudian.

Apakah bahan yang ada di vendor makloon masih dihitung sebagai stok kita? Masih, selama kepemilikannya belum berpindah. Menghapusnya dari persediaan saat keluar gerbang membuat persediaan kamu tercatat lebih rendah dan HPP bulan itu naik tanpa sebab operasional, lalu berbalik bulan berikutnya saat barangnya kembali.

Berapa persen susut makloon yang wajar? Untuk potong dan jahit kain polos 3 sampai 5 persen, kain bermotif bisa sampai 8 persen. Fabrikasi logam biasanya di bawah 3 persen. Pengolahan pangan dengan pengeringan bisa dua digit. Yang perlu dicurigai bukan besarnya, tapi angka yang berubah jauh antar order pada pekerjaan yang sama.

Siapa yang berhak atas perca atau sisa potongan di vendor? Siapa pun yang disebut di kesepakatan tertulis. Kalau tidak pernah ditulis, dalam praktik perca menjadi milik vendor dan kamu tidak punya dasar untuk memintanya. Bahas ini sebelum kiriman pertama, bukan setelah kamu menyadari nilainya.

Kenapa selisih stok gudang tidak ketemu padahal semua transaksi sudah dicatat? Salah satu penyebab yang paling sering adalah bahan yang sedang di vendor subkontrak dan tidak muncul di laporan mana pun. Cek daftar order makloon yang masih terbuka sebelum menelusuri penyebab lain, karena nilainya biasanya paling besar dan paling cepat ditemukan.

Buka daftar order makloon yang masih berjalan hari ini, lalu jumlahkan nilai bahan yang sedang ada di alamat orang lain. Kalau angka itu tidak muncul di laporan yang kamu terima setiap bulan, persediaan pabrikmu lebih besar dari yang tercatat, dan kamu tidak tahu berapa.