D

Kartu resep batch 4412: adonan masuk 95 kg.

Laporan hasil produksi batch 4412: produk jadi 88 kg.

Dua-duanya sudah ditandatangani supervisor. Dua-duanya sudah masuk arsip. Tujuh kilogram selisihnya, dan tidak ada satu orang pun di pabrik itu yang pernah menanyakannya, karena selisih segitu sudah terjadi setiap hari selama enam tahun dan sudah masuk kategori normal.

Yield loss produksi makanan hampir selalu dibaca dengan cara yang salah, dan cara bacanya yang salah itu justru penyebab kenapa tidak pernah ada yang menindaklanjutinya. Kalau kamu membandingkan 95 dengan 88, kamu melihat masalah 7 kg. Angka itu terlalu besar untuk dipercaya, terasa seperti tuduhan, dan orang yang paham prosesnya akan langsung membantahnya dengan benar.

Angka yang sebenarnya perlu dikejar 3,2 kg. Lebih kecil, jauh lebih bisa dipertahankan, dan justru karena itu bisa ditindaklanjuti.

Kenapa 7 kg itu sebenarnya bukan 7 kg?

Karena sebagian dari 7 kg itu hukum fisika, dan kamu tidak sedang bersaing dengan hukum fisika.

Produk ini dikukus. Air keluar dari adonan saat dipanaskan, dan itu memang tujuannya. Adonan yang masuk 95 kg tidak pernah bisa keluar 95 kg dalam bentuk produk jadi, di pabrik mana pun, dengan mesin apa pun.

Standar rendemen untuk proses ini 96 persen. Artinya dari 95 kg adonan, yang wajar keluar adalah 95 × 96% = 91,2 kg.

Yang keluar 88 kg.

91,2 − 88 = 3,2 kg.

Itu angkanya. Tiga koma dua kilogram, bukan tujuh. Sisanya yang 3,8 kg adalah susut yang sudah diperhitungkan, sudah masuk ke standar biaya, dan tidak perlu dikejar oleh siapa pun.

Perbedaan cara baca ini bukan soal ketelitian. Selisih 7 kg akan dibantah di rapat, dan bantahannya akan benar, dan pembahasannya berakhir di situ selama enam tahun. Selisih 3,2 kg terhadap standar yang sudah disepakati tidak punya bantahan yang mudah, dan itu yang membuat orang mulai mencari penyebabnya.

Susut mana yang wajar dan susut mana yang sedang memberi tahu sesuatu?

Pekerjaan pertamanya memilah susutmu ke dua keranjang. Ini bisa dikerjakan minggu ini tanpa membeli apa pun.

Keranjang pertama, susut yang memang bagian dari proses. Penguapan saat pemanasan. Potongan tepi saat pemotongan bentuk. Residu yang menempel di dinding mixer, di selang, di cetakan. Sampel yang diambil QA untuk pengujian. Semuanya nyata, semuanya berulang dengan besaran yang mirip setiap batch, dan semuanya seharusnya sudah ada di dalam angka standar rendemenmu.

Keranjang kedua, susut yang sedang memberi tahu sesuatu. Timbangan yang belum dikalibrasi. Penuangan berlebih saat mengisi cetakan, biasanya karena operator menambah sedikit supaya tidak kurang. Rework yang tidak tercatat, sehingga bahannya dihitung dua kali masuk dan sekali keluar. Bahan yang terbuang saat ganti batch, terutama kalau jadwalnya memaksa sering berganti produk. Kebocoran di sambungan yang tidak pernah dilaporkan karena kecil.

Cara memisahkannya ada di baris kedua: susut keranjang pertama besarnya stabil antar batch, susut keranjang kedua bervariasi. Kalau susutmu 3,8 kg di sebagian batch dan 7 kg di sebagian lain dengan resep yang sama dan mesin yang sama, selisih antar batch itu seluruhnya keranjang kedua.

Satu hal yang harus diperiksa lebih dulu dari semua yang lain, dan ini yang paling sering jadi biang keroknya. Timbangan yang menyimpang 1,5 persen pada penimbangan 95 kg menghasilkan selisih 1,425 kg. Itu 44 persen dari angka 3,2 kg yang kamu kejar. Timbangan yang tidak dikalibrasi bisa mengarang hampir separuh masalahmu, dan kamu akan menghabiskan tiga bulan mencari penyebab di lantai untuk sesuatu yang sebenarnya ada di alat ukurnya.

Ini juga bagian yang merugikan kami untuk katakan. Kalau timbangan di lini produksimu belum pernah dikalibrasi ulang tahun ini, beli jasa kalibrasi dulu, bukan software. Harganya beberapa juta, hasilnya keluar dalam seminggu, dan tanpa itu semua data yang dikumpulkan sistem apa pun tidak ada artinya.

Berapa standar rendemen yang benar, dan dari mana angkanya?

Bukan dari kartu resep. Angka di kartu resep biasanya ditulis bertahun-tahun lalu oleh orang yang menghitungnya di atas kertas, atau diambil dari spesifikasi mesin saat baru.

Ambil dari batch yang benar-benar kamu jalankan. Kumpulkan hasil rendemen 30 batch terakhir, buang lima tertinggi dan lima terendah, lalu lihat sebarannya. Standar yang bisa dicapai ada sedikit di bawah median dari yang tersisa, bukan di angka terbaik yang pernah kamu capai sekali di bulan Maret.

Yang lebih penting dari angkanya: ukur per batch, bukan per bulan.

Rata-rata bulanan menyembunyikan bentuk masalahnya, dan ini bukan soal ketelitian statistik, ini soal apakah kamu bisa menemukan penyebabnya. Contoh dari pabrik tadi. Delapan puluh persen batch berjalan di rendemen 96 persen. Dua puluh persen berjalan di 88 persen. Rata-ratanya 0,8 × 96 + 0,2 × 88 = 94,4 persen.

Angka 94,4 persen terlihat seperti masalah ringan yang merata di semua batch, dan pendekatan yang muncul dari angka itu adalah imbauan umum supaya semua orang lebih hati-hati. Kenyataannya tidak ada satu batch pun yang berjalan di 94,4 persen. Yang ada dua kelompok berbeda, dan dua puluh persen batch itu punya sesuatu yang khusus: shift tertentu, mesin tertentu, supplier bahan tertentu, atau hari tertentu dalam seminggu. Itu bisa dicari dan diperbaiki. Rata-rata bulanan menghapus jejaknya.

Sekarang gotcha-nya, dan ini yang paling sering merusak program perbaikan yield. Jangan mengetatkan target rendemen sebelum pengukurannya benar. Kalau kamu menaikkan target dari 94 ke 96 persen sementara timbangannya masih menyimpang dan pencatatannya masih di akhir shift, yang kamu dapat bukan rendemen yang lebih baik. Yang kamu dapat operator yang menyesuaikan angka di formulir, karena itu jalan paling rasional untuk memenuhi target yang tidak bisa dicapai dengan alat yang ada. Sekarang bahannya tetap hilang dan datanya juga hilang, dan kamu kehilangan satu-satunya cara untuk tahu apa yang sebenarnya terjadi.

Urutannya kalibrasi, lalu pencatatan per batch, lalu standar, baru target.

Berapa nilai susut itu dalam setahun?

Bahan campuran di produk itu harganya rata-rata Rp 24.500 per kg. Pabrik menjalankan 6 batch per hari, 25 hari kerja per bulan.

6 × 25 × 12 = 1.800 batch per tahun.

3,2 kg × 1.800 batch = 5.760 kg per tahun.

5.760 × Rp 24.500 = Rp 141.120.000 per tahun.

Bandingkan dengan angka yang keluar kalau kamu memakai selisih 7 kg: 12.600 kg, Rp 308.700.000. Lebih dari dua kali lipat, dan sebagian besarnya tidak akan pernah bisa kamu ambil karena itu penguapan. Angka yang dilebih-lebihkan seperti itu terasa hebat di presentasi dan hancur di pertanyaan pertama dari orang produksi.

Rp 141.120.000 adalah angka yang bisa kamu bawa ke rapat dan pertahankan sampai selesai.

Ada satu hal lagi yang perlu dikatakan dengan jujur. Sebagian dari 3,2 kg itu tetap tidak akan bisa diambil. Residu di dinding tangki dan selang bisa dikurangi tapi tidak bisa dinolkan, dan biaya membersihkan sampai bersih setiap batch sering melebihi nilai bahan yang diselamatkan. Target yang realistis biasanya mengambil kembali separuh sampai dua pertiga dari selisih terhadap standar, bukan seluruhnya.

Susut ini juga tidak berhenti di gudang bahan. Dia masuk langsung ke harga pokok produksi dan terserap di sana tanpa meninggalkan satu baris pun yang bertuliskan susut, yang menjelaskan kenapa HPP bisa salah tanpa ada yang menyadarinya.

Kategori sistem yang mencatat pemakaian bahan per batch dan membandingkannya dengan standar dijual dengan nama ERP, dan bagian yang mengerjakan ini ada di modul manufacturing, bukan di modul quality. Yang perlu kamu pastikan sebelum membeli apa pun: alat timbangnya sudah benar dan pencatatannya sudah per batch. Sistem yang menerima angka karangan akan menghasilkan laporan varian yang rapi dan salah. Biaya sistem semacam ini untuk pabrik di Indonesia sudah kami hitung terbuka di rincian biaya sistem untuk pabrik Indonesia.

Susut yang tidak terlacak biasanya datang bersama beberapa gejala lain yang berakar di tempat yang sama, di pabrik yang pencatatan gudang dan produksinya masih terpisah.

Pertanyaan yang sering masuk

Berapa susut produksi yang masih wajar di pabrik makanan? Tergantung prosesnya, dan yang menentukan bukan angka industri tapi standar rendemen yang kamu susun dari batch yang benar-benar kamu jalankan. Untuk proses dengan pemanasan, susut 3 sampai 6 persen dari berat bahan itu biasa. Yang perlu dikejar bukan susut totalnya, tapi selisih antara susut aktual dan standarmu sendiri.

Bagaimana cara menghitung rendemen produksi? Berat produk jadi dibagi berat bahan yang masuk, dikali seratus. Hitung per batch, bukan per bulan, karena rata-rata bulanan menyembunyikan pola batch yang bermasalah dan menghapus jejak penyebabnya.

Kenapa hasil produksi selalu kurang dari resep? Sebagian karena proses, terutama penguapan dan residu di alat, dan itu wajar serta sudah seharusnya masuk standar biaya. Sisanya dari timbangan yang belum dikalibrasi, penuangan berlebih, rework yang tidak tercatat, dan bahan terbuang saat ganti batch.

Apa yang harus diperiksa pertama kalau susut produksi naik? Kalibrasi timbangan. Penyimpangan 1,5 persen pada penimbangan 95 kg sudah menghasilkan 1,425 kg selisih, cukup untuk mengarang hampir separuh masalah yang kamu cari di lantai.

Apakah target rendemen boleh langsung diketatkan? Jangan, kalau pengukurannya belum benar. Target yang naik di atas alat ukur yang menyimpang menghasilkan angka laporan yang membaik tanpa perubahan di lantai, dan kamu kehilangan datanya sekaligus bahannya.

Ambil 30 kartu batch terakhir, hitung rendemen masing-masing, lalu urutkan dari terkecil. Kalau sebaran angkanya membentuk dua kelompok dan bukan satu, kamu tidak punya masalah rendemen yang merata. Kamu punya dua puluh persen batch yang berbeda dari sisanya, dan bedanya bisa dicari.