D

Data contoh sudah bersih, master data sudah lengkap, tidak ada satu pun SKU dengan nama yang ditulis tiga versi berbeda. Work order dibuat dalam empat klik. Laporan HPP keluar seketika, dengan grafik. Konsultan yang mendemokan sudah menjalankan alur yang sama ratusan kali dan tahu persis di layar mana harus berhenti bicara.

Tidak ada yang curang di situ. Itu memang fungsi demo: menunjukkan sistem dalam kondisi terbaiknya. Masalahnya kondisi terbaik itu tidak pernah ada di pabrikmu, karena pabrikmu punya SKU yang namanya ditulis tiga versi.

Cara memilih vendor ERP pabrik yang benar bukan dengan menonton demo lebih banyak. Demo kelima tidak memberi informasi baru. Yang memberi informasi adalah pertanyaan yang tidak bisa dijawab dengan slide, dan cara vendor bereaksi saat ditanya.

Sebelas pertanyaan di bawah ini yang kami pakai. Semuanya bisa kamu ajukan lewat email.

Pengungkapan kepentingan, di depan

Kami mitra implementasi Odoo. Kalau kamu memakai daftar ini dan berakhir memilih vendor lain, kami tidak kehilangan apa pun yang memang milik kami.

Kami menulis ini karena kami ada di sisi meja yang menerima pertanyaan-pertanyaan ini, dan proyek yang dimulai dari calon klien yang bertanya begini hampir selalu berjalan lebih baik daripada proyek yang dimulai dari demo yang mengesankan. Vendor yang tidak nyaman ditanya begini adalah vendor yang akan sulit diajak bicara di bulan kelima, saat ada masalah yang tidak ada di kontrak.

Baca sisa tulisan ini dengan itu di kepala.

Pertanyaan tentang pekerjaannya

1. Tunjukkan perhitungan HPP pabrik saya sebelum go-live, pakai data saya

Bukan data demo. Ambil satu bulan data nyata dari pabrikmu, termasuk yang berantakan, dan minta vendor menjalankannya sampai keluar angka HPP per produk.

Yang ingin kamu dengar: kesediaan mengerjakannya sebagai bagian dari tahap analisis berbayar, dengan hasil yang kamu simpan. Vendor yang serius akan minta datanya duluan dan mungkin akan bilang datanya belum cukup untuk dihitung, dan itu jawaban yang bagus karena artinya dia sudah melihat.

Yang mengakhiri rapat: "Nanti setelah implementasi pasti bisa, Pak." Kalau tidak bisa dibuktikan dengan data kamu sebelum bayar penuh, kamu sedang membeli janji.

2. Proses mana di pabrik saya yang akan kamu suruh ubah

Ini pertanyaan yang paling banyak menjatuhkan vendor, dan alasannya ada di bagian akhir tulisan ini.

Yang ingin kamu dengar: daftar spesifik. Misalnya pencatatan pengeluaran bahan harus pindah dari akhir shift ke saat kejadian, atau penomoran lot harus diseragamkan, atau approval pembelian yang sekarang lewat WhatsApp harus masuk sistem. Vendor yang sudah mengerjakan pabrik tahu daftar ini sebelum melihat pabrikmu.

Yang mengakhiri rapat: "Tidak ada, Pak, sistem kami fleksibel, bisa mengikuti proses yang sudah berjalan."

3. Apa yang tidak bisa dilakukan sistem ini, yang biasanya diminta pabrik seperti saya

Setiap sistem punya batas. Vendor yang tahu batas produknya sudah pernah menabraknya.

Yang ingin kamu dengar: dua atau tiga hal konkret, plus cara mengakalinya dan berapa biayanya. Misalnya penjadwalan produksi terbatas kalau kamu punya kendala mesin yang rumit, atau perhitungan biaya makloon perlu penyesuaian.

Yang mengakhiri rapat: "Semua bisa, tinggal kustomisasi." Semua memang bisa dikustomisasi. Yang kamu tanyakan bukan itu.

4. Berapa implementasi seukuran pabrik saya yang sudah selesai, dan boleh saya telepon dua di antaranya

Bukan logo di slide. Nomor telepon.

Yang ingin kamu dengar: nama pabrik dengan ukuran dan industri yang mirip, dan kesediaan menghubungkan. Tanyakan ke referensi itu satu hal saja: apa yang mereka harap sudah mereka tanyakan sebelum tanda tangan.

Yang mengakhiri rapat: referensi yang tidak bisa dihubungi karena "terikat kerahasiaan" untuk semuanya.

Pertanyaan tentang orangnya

5. Siapa nama konsultan yang akan pegang proyek saya, dan berapa proyek lain yang dia pegang bersamaan

Orang yang datang ke demo sering bukan orang yang mengerjakan proyekmu. Ini bukan penipuan, ini pembagian kerja yang normal, tapi kamu perlu tahu.

Yang ingin kamu dengar: nama, dan angka jujur soal beban kerjanya. Dua sampai tiga proyek paralel itu normal. Enam artinya kamu akan mengantre.

Yang mengakhiri rapat: penolakan menyebut nama sampai kontrak diteken.

6. Siapa yang berada di pabrik saya secara fisik saat tutup buku pertama

Tutup buku pertama setelah go-live adalah minggu paling berat dari seluruh proyek. Di situ semua asumsi yang salah muncul sekaligus, dan semuanya muncul di bawah tekanan tenggat.

Yang ingin kamu dengar: nama orang, jumlah hari, dan itu tertulis di kontrak. Bukan "tim support kami standby".

Yang mengakhiri rapat: dukungan tutup buku pertama ditawarkan sebagai paket tambahan yang dibeli terpisah nanti.

7. Kalau go-live mundur dua bulan, siapa yang menanggung biayanya

Proyek mundur. Itu bukan tuduhan, itu statistik.

Yang ingin kamu dengar: pembagian yang masuk akal. Keterlambatan karena data dari pihakmu belum siap memang tanggunganmu, dan itu adil. Keterlambatan karena konsultannya ditarik ke proyek lain seharusnya bukan.

Yang mengakhiri rapat: kontrak yang membebankan semua keterlambatan ke kamu tanpa syarat.

Pertanyaan tentang uang dan risiko

8. Berapa tingkat change request di proyek seukuran ini

Angka penawaran bukan angka akhir, dan semua orang di industri ini tahu itu.

Yang ingin kamu dengar: persentase yang jujur, biasanya 25 sampai 40 persen di atas nilai kontrak awal untuk implementasi manufaktur. Vendor yang menyebut angka ini sedang membantu kamu menyusun anggaran.

Hitung sendiri sebelum masuk ruangan. Penawaran Rp 850.000.000, tambahan 25 persen jadi Rp 1.062.500.000, tambahan 40 persen jadi Rp 1.190.000.000. Anggarkan yang atas. Kalau ternyata tidak terpakai, itu kabar baik yang jarang.

Yang mengakhiri rapat: "Tidak ada change request kalau requirement-nya jelas dari awal." Requirement tidak pernah jelas dari awal di pabrik mana pun.

9. Berapa biaya tahun kedua, ketiga, dan kelima, dan apa yang bisa naik tanpa persetujuan saya

Lisensi, maintenance, hosting, dukungan, dan penambahan user. Minta dalam tabel lima tahun.

Yang ingin kamu dengar: angka per tahun, plus klausul yang membatasi kenaikan tahunan. Perhatikan biaya per user, karena di situ tagihan tumbuh paling diam-diam. Kami sudah menghitung pola biaya lima tahunan untuk pabrik Indonesia secara terbuka di rincian biaya sistem untuk pabrik Indonesia, dan angka pembanding untuk sistem kelas atas ada di rincian biaya SAP untuk pabrik di Karawang.

Yang mengakhiri rapat: biaya tahun kedua dan seterusnya "menyesuaikan nanti".

10. Siapa pemilik kustomisasi yang kamu buat untuk saya

Kode yang ditulis khusus untuk prosesmu, dibayar olehmu, belum tentu milikmu.

Yang ingin kamu dengar: kamu memilikinya, atau minimal punya lisensi permanen untuk memakai dan memodifikasinya lewat pihak lain. Ini pasal kontrak, bukan kesepakatan lisan.

Yang mengakhiri rapat: kustomisasi tetap milik vendor dan berhenti berfungsi kalau kontrak dukungan tidak diperpanjang.

11. Kalau kita berpisah, data saya keluar dalam bentuk apa

Pertanyaan yang paling tidak enak diajukan di pertemuan pertama, dan paling murah diajukan di pertemuan pertama.

Yang ingin kamu dengar: format terbuka, seluruh tabel termasuk riwayat transaksi, dalam jangka waktu tertentu, tanpa biaya tambahan yang mengejutkan. Minta contoh ekspor dari proyek lain.

Yang mengakhiri rapat: ekspor tersedia dalam format PDF. Itu bukan data, itu gambar dari data.

Pertanyaan nomor 2 yang menjatuhkan paling banyak vendor

Kembali ke pertanyaan soal proses mana yang harus diubah.

Jawaban "tidak ada, sistem kami mengikuti proses Bapak" terdengar melayani, dan sebenarnya itu jawaban paling buruk di seluruh daftar ini. Kalau tidak ada satu pun proses yang perlu berubah, kamu akan membayar ratusan juta untuk memindahkan cara kerja yang sekarang ke layar yang berbeda. Yang kamu dapat spreadsheet yang jauh lebih mahal, dengan tampilan lebih rapi dan hasil yang sama.

Sistem memberi manfaat justru karena memaksa beberapa hal berubah. Pencatatan pindah ke saat kejadian. Penomoran diseragamkan. Persetujuan berhenti lewat pesan pribadi. Perubahan itu yang menghasilkan datanya, dan datanya yang menghasilkan angkanya.

Vendor yang berani menyebutkan daftar itu di depan sedang memberi tahu dua hal sekaligus: dia pernah mengerjakan pabrik, dan dia bersedia menyampaikan hal yang tidak enak sebelum kontrak diteken. Itu perilaku yang akan kamu butuhkan di bulan kelima.

Kalau kamu masih membandingkan kategori produknya dan bukan vendornya, perbandingan yang kami tulis tanpa memihak salah satunya ada di perbandingan Odoo dan SAP untuk pabrik Indonesia. Prinsip memilih partner teknologi secara umum, di luar konteks pabrik, ada di cara memilih perusahaan pengembang software.

Kapan mitra Odoo, termasuk kami, adalah jawaban yang salah

Tiga keadaan, dan kami menyebutkannya karena daftar sebelas pertanyaan di atas tidak ada gunanya kalau bagian ini disembunyikan.

Pabrik yang sangat kecil. Satu gudang, satu shift, di bawah 30 SKU, tanpa subkontrak. Biaya implementasi tidak akan kembali dalam waktu yang masuk akal, dan spreadsheet yang dikelola dengan disiplin akan mengalahkan sistem apa pun di ukuran itu.

Proses yang benar-benar tidak lazim. Kalau inti bisnismu bergantung pada alur produksi yang tidak ada padanannya di industri, porsi kustomisasinya akan melewati porsi standar, dan pada titik itu kamu sebenarnya sedang membangun perangkat lunak sendiri dengan ongkos tambahan berupa kerangka yang harus diikuti. Bicara dengan tim yang membangun sistem khusus, bukan dengan mitra implementasi.

Pabrik yang masalah sebenarnya ada di proses, bukan di software. Kalau serah terima shift tidak berjalan, kalau tidak ada yang bertanggung jawab atas akurasi stok, kalau timbangan belum dikalibrasi, sistem akan merekam kekacauan itu dengan lebih rapi dan lebih cepat. Perbaiki dulu yang gratis. Kami pernah menyarankan calon klien di Cikarang untuk menunda proyeknya enam bulan karena ini, dan itu keputusan yang benar walaupun tidak menyenangkan untuk disampaikan.

Sebelum masuk ke percakapan vendor sama sekali, ada baiknya kamu tahu gejala mana yang sedang kamu bayar dan berapa besarnya, karena itu yang menentukan modul mana yang kamu butuhkan lebih dulu. Semuanya berawal dari pabrik yang sistem produksinya masih manual.

Ringkasan untuk dibawa ke rapat

Pertanyaan yang sering masuk

Apa yang harus ditanyakan ke vendor ERP sebelum tanda tangan? Yang paling menentukan ada empat: minta perhitungan HPP memakai data pabrikmu sendiri sebelum go-live, tanyakan proses mana yang harus kamu ubah, minta nama orang yang hadir fisik saat tutup buku pertama, dan minta tingkat change request di proyek sejenis. Empat itu sulit dijawab dengan brosur.

Berapa biaya tambahan di luar penawaran awal implementasi ERP? Untuk implementasi manufaktur, siapkan 25 sampai 40 persen di atas nilai kontrak awal. Pada penawaran Rp 850.000.000, artinya anggaran realistis Rp 1.062.500.000 sampai Rp 1.190.000.000.

Apakah kustomisasi ERP jadi milik perusahaan saya? Tergantung kontrak, dan sering tidak. Pastikan ada pasal yang menyatakan kamu memiliki atau punya lisensi permanen atas kustomisasi yang kamu bayar, termasuk hak memodifikasinya lewat pihak lain kalau kamu berpindah vendor.

Bagaimana cara tahu vendor ERP berpengalaman di manufaktur? Tanyakan proses mana yang akan dia suruh ubah. Vendor yang pernah mengerjakan pabrik punya daftar spesifik sebelum melihat pabrikmu. Vendor yang menjawab "sistem kami fleksibel, bisa ikut proses Bapak" belum pernah menjalani tutup buku pertama di lantai produksi.

Kapan sebaiknya pabrik tidak membeli sistem ERP? Kalau operasinya sangat kecil, kalau prosesnya begitu tidak lazim sampai porsi kustomisasi melebihi porsi standar, atau kalau masalah sebenarnya ada di disiplin proses. Sistem merekam keadaan yang ada dengan lebih rapi, dan tidak memperbaikinya.

Kirim sebelas pertanyaan ini lewat email ke setiap vendor yang sedang kamu pertimbangkan, dan minta jawaban tertulis. Kecepatan dan kelengkapan balasannya sudah memberi tahu kamu banyak hal sebelum rapat berikutnya dijadwalkan.